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如何召開高質(zhì)量會(huì)議 每個(gè)企業(yè)都需要
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德魯克在《卓有成效的管理者》里說,凡是會(huì)議過多,一定是管理出了問題,會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。三星的巨大成功就離不開高校的“會(huì)議文化”體系。讓我們來看看三星如何開會(huì),如何高效開會(huì)。

一、凡是會(huì)議,必有準(zhǔn)備

在三星,永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議,會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本,會(huì)議沒有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪,沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。所以,在三星重大的會(huì)議由事先檢查制度,沒有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。在會(huì)議前,必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員,與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備,不能進(jìn)了會(huì)議室才開始思考。

二、凡是會(huì)議,必有主題

在三星,開會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的,在會(huì)議準(zhǔn)備的PPT前3頁P(yáng)PT,必須顯示會(huì)議主題。 沒有主題和流程的會(huì)議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費(fèi)大家的生命。會(huì)議的主題,要事先通知與會(huì)人員。

三、凡是會(huì)議,必有紀(jì)律

在三星,開會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任),在會(huì)議前先宣布會(huì)議紀(jì)律,對(duì)于遲到要處罰,對(duì)于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒,對(duì)于發(fā)言帶情緒要提醒,對(duì)于開小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰,對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

四、凡是會(huì)議,會(huì)前必有議程

要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程,會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書面發(fā)給各參加會(huì)議的人員,使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容,使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間,不能泛泛而談,海闊天空。

五、凡是會(huì)議,必有結(jié)果

開會(huì)的目的就是發(fā)現(xiàn)問題提升效績(jī),會(huì)議如果沒有達(dá)成結(jié)果,將是對(duì)大家時(shí)間的浪費(fèi),所以,每個(gè)人都要積極的參與到會(huì)議議程中來,會(huì)議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言,會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5-2H以內(nèi),太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過人的疲勞限度。會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒,現(xiàn)在還有60分鐘,還有30分鐘,還有10分鐘。會(huì)議的決議要形成記錄,并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論,可以另外再討論,達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論,馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

六、凡是開會(huì),必有訓(xùn)練

三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時(shí)間成本的投資,讓員工快速成長(zhǎng)。培養(yǎng)員工,讓員工減少犯錯(cuò),提升技能,本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。

三星,有專門針對(duì)如何開會(huì)的培訓(xùn),對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”,而中國(guó)許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn):如何開會(huì),如何主持,如何記錄,如何追蹤,如何對(duì)待分歧,如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練,會(huì)讓公司的會(huì)議變得高效。

開會(huì)難免有意見不一或者爭(zhēng)論,如果處理不好,就會(huì)影響開會(huì)的效果,適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧,就會(huì)化險(xiǎn)為夷,例如要盡量做到在會(huì)上公開稱贊、私下批評(píng),在會(huì)中要做到就事論事,對(duì)事不對(duì)人,爭(zhēng)論時(shí)也要尊重別人,不可惡意批評(píng)別人,對(duì)他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對(duì)意見不同也要注意措詞,不能傷害別人的自尊,特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意,千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式,開放心胸,容納意見,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場(chǎng)所左右,不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。

七、凡是開會(huì),必須守時(shí)

設(shè)定時(shí)間,準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束:準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間,開會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí),并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制,一個(gè)議題不能討論過久,如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員,使他們有思想準(zhǔn)備。

八、凡是開會(huì),必有記錄

一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄,每次會(huì)議要形成決議,會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說明,避免會(huì)后互相推諉,影響決議的完成,這點(diǎn)特別重要,企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病,由于會(huì)議沒有形成決議,導(dǎo)致會(huì)議的作用沒有體現(xiàn)出來,更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開會(huì)沒有意義,直接影響其不想主持開會(huì)或者參與開會(huì)。

九、凡是散會(huì),必有事后追蹤

記住“散會(huì)不追蹤,開會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)稽核檢查:要建立會(huì)議事后追蹤程序,會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整,確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識(shí)和**慣,企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

十、最后請(qǐng)記住三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式

①開會(huì)+不落實(shí)=零

②布置工作+不檢查=零

③抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。


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