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導(dǎo)語
管理就是兩件事，降低成本、提高效率。
——彼得·德魯克
對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來說，提升機(jī)構(gòu)工作效率是增強(qiáng)機(jī)構(gòu)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要法寶。如何能提高工作效率？讓我們來看看世界頂尖的公司谷歌關(guān)于辦公室工作的一些思考和建議。
01一次就結(jié)束
谷歌為了取得 10 倍的成果 ， 「 現(xiàn)在做 」 和 「 現(xiàn)在不做的話那要等到什么時(shí)候做 」 的意識(shí)非常強(qiáng) 。
「 現(xiàn)在立刻做 」 不等于急著做或者是不考慮優(yōu)先順序只做眼前的事情，而是在考慮現(xiàn)狀的情況下，絕對(duì)不將工作任務(wù)延后。
在 Google 中遇到問題時(shí)，都是：
【如果現(xiàn)在有必要的話，現(xiàn)在就聯(lián)系】
【如果現(xiàn)在應(yīng)該決定的話，現(xiàn)在就決定】
這是讓工作沒有停頓順利進(jìn)行和完成的關(guān)鍵。特別是開會(huì)時(shí)一定要做出決定，千萬不要因?yàn)闊o法當(dāng)場(chǎng)得出答案就放到以后。
要是因?yàn)楦鞣N原因暫時(shí)無法推進(jìn)，也一定要給「做出決定」規(guī)定期限。
在工作中要是一個(gè)人解決不了，可以考慮跟其它人配合行動(dòng)，立刻向上級(jí)匯報(bào)。
02不知道應(yīng)該怎樣做才好要如何行動(dòng)？
在這種情況下我們?nèi)匀荒軌蜃龅揭韵氯c(diǎn)。
1.將「知道的內(nèi)容」和「不知道的內(nèi)容」區(qū)分開
首先就是將自己「知道的內(nèi)容」和「不知道的內(nèi)容」區(qū)分開，然后從「知道的內(nèi)容」開始處理。只要打開一個(gè)突破口，接下來就會(huì)像多米諾骨牌一樣，連之前「不知道的內(nèi)容」也變得能夠處理了。
2.提出問題
在對(duì)雜亂無章的「不知道的內(nèi)容」進(jìn)行整理時(shí)，「提問」必不可少。
在不知道原因與結(jié)果的時(shí)候，適當(dāng)?shù)靥岢觥甘裁词亲畋举|(zhì)的問題」「究竟發(fā)生了什么」之類的問題并逐漸推進(jìn)解決問題的進(jìn)程非常重要。
3、留出時(shí)間
遇到不知道該怎么處理的問題的時(shí)候，不妨放下問題稍微休息一下，或者出去散散步，給自己點(diǎn)時(shí)間放松一下也是一個(gè)解決問題的辦法。
思考這個(gè)問題，也應(yīng)該從能解決的部分開始，至于其他的部分只要明確問題所在就好。留出時(shí)間
03直接見面最有效率！
郵件無法實(shí)現(xiàn)完美的溝通和交流，還會(huì)拖慢工作的節(jié)奏。
有時(shí)候來來回回發(fā)好幾次郵件也沒搞清楚對(duì)方的意圖，雙方遲遲無法達(dá)成一致。這種情況下直接見面是最好的解決辦法。
最方便的方法就是視頻通話，直接溝通。
04給「盡快」規(guī)定一個(gè)期限
在大家的工作之中一定有很多「沒有期限的工作」。
有時(shí)候工作不能當(dāng)場(chǎng)做完，很多人都習(xí)慣用「盡快做完」為借口將工作延后。
但「盡快做完」會(huì)帶來怎樣的后果呢？這個(gè)工作會(huì)一直留在你的思緒之中，讓你無法集中精力去做其他的工作。
可以采用「規(guī)定期限，集中精神」的工作方法。哪怕是創(chuàng)意性的工作也同樣需要明確時(shí)間和期限。
如果不規(guī)定一個(gè)期限，工作就很容易停滯不前。只有時(shí)刻意識(shí)到工作的期限，最終才能夠取得更好的結(jié)果。
05不要把時(shí)間浪費(fèi)在選擇衣服上
不在多余的事情上浪費(fèi)精力，將注意力都集中在工作上，這樣可以更快地完成工作，將余下來的時(shí)間用在其他有意義的事情上。
史蒂夫·喬布斯就總是穿著同樣的衣服出席發(fā)布會(huì)，你可以提前把下一周的服裝搭配都準(zhǔn)備好，在不同場(chǎng)景穿什么衣服，前一晚提前準(zhǔn)備好，而不是第二天早上現(xiàn)準(zhǔn)備。
只要仔細(xì)地觀察一下就會(huì)發(fā)現(xiàn)在日常生活中存在著許多被浪費(fèi)掉的時(shí)間。如果能夠?qū)⑦@些時(shí)間利用起來，那么不管是工作還是生活，效率都將大幅提高。
06創(chuàng)意思維的集體智慧
在對(duì)大家提出的創(chuàng)意進(jìn)行篩選并決定最終方案的時(shí)候，接下來大家就一邊看著這些線索卡，一邊對(duì)各種組合模式進(jìn)行思考。線索卡可以散亂地掛在墻壁上，也可以隨意地鋪在地面上，只要便于大家觀看即可。如果能夠?qū)?huì)議室內(nèi)的桌子和椅子都清理出去，創(chuàng)建一個(gè)可以自由移動(dòng)的空間則效果更佳。
「將這兩個(gè)物品組合在一起，就能夠誕生這樣的新商品」「如果有一個(gè)這樣的服務(wù)或許會(huì)非常方便」「似乎能夠?qū)崿F(xiàn)這樣的商業(yè)模式」，新商品、新服務(wù)、新事業(yè)、新的促銷方法和廣告設(shè)計(jì)……根據(jù)召集來的成員，思考出來的創(chuàng)意也會(huì)各不相同，總之只要將大家聚集在一起就肯定能夠想出新的創(chuàng)意。
為了提高對(duì)信息的敏感度，可以準(zhǔn)備幾個(gè)透明的文件袋或者文件夾，然后將各種各樣的圖片、從雜志和報(bào)紙上剪下來的內(nèi)容、寫在紙上的關(guān)鍵詞等放在里面。如果沒有透明的文件袋或文件夾，用 A4 紙也可以。
腦科學(xué)和心理學(xué)家阿拉斯塔·普蘭提斯指出，人在出現(xiàn)混亂的時(shí)候腦波異常活躍，能夠連接到位于深層心理與潛意識(shí)中的信息。也就是說，通過人為地制造混亂，可以使?jié)撘庾R(shí)活性化，從而更容易思考出新的創(chuàng)意。
幾百?gòu)埦€索卡可以有無窮多種排列組合，而且即便是相同的排列組合，在不同人眼中也會(huì)有不同的含義。選用實(shí)體卡片可以增強(qiáng)視覺刺激，一邊動(dòng)手排列組合一邊進(jìn)行思考，人為地制造混亂迫使大腦快速思考更容易產(chǎn)生靈感。
如果有人想到自認(rèn)為不錯(cuò)的創(chuàng)意，就將想到的創(chuàng)意寫在白板上。大家一邊思考一邊討論，然后將創(chuàng)意篩選到兩三個(gè)。接下來根據(jù)科技發(fā)展的趨勢(shì)、行業(yè)的動(dòng)態(tài)、實(shí)現(xiàn)可能性、成本等因素來進(jìn)行綜合分析，最后選出一個(gè)。
有一點(diǎn)需要特別注意，那就是絕對(duì)不要將創(chuàng)意中的共同點(diǎn)總結(jié)出來。
假設(shè)在經(jīng)過第一輪篩選后剩下 10 個(gè)創(chuàng)意。如果在這個(gè)時(shí)候進(jìn)入分析模式，找出這些創(chuàng)意中的共同點(diǎn)與規(guī)律并決定出最終方案。這種方法很容易失去【靈性】只剩平庸的共性。
07取得 10 倍成果的方法
以取得 10 倍的成果為目標(biāo)，可以避免工作停滯不前、一成不變。
因?yàn)橐肴〉?10 倍的成果，必須想出具有革命性的創(chuàng)意才行。而如果每年都保持同樣的工作狀態(tài)，那么別說維持現(xiàn)狀了，恐怕所能取得的成果只會(huì)越來越少。
要想取得 10 倍的成果，首先必須做的一件事就是「打破束縛自己的條條框框和固有觀念」。也就是必須用不同的規(guī)則和不同的方法來進(jìn)行思考。如果繼續(xù)做和之前一樣的事情，不管你多么努力恐怕最多只能取得 2 倍的成果。
只有敢于走出自己的舒適區(qū)才能取得更大的成果。
08活用「20% 規(guī)則」
谷歌的「20% 規(guī)則」允許員工將工作時(shí)間的 20% 用在自己感興趣的事情上，谷歌新聞、Adsense（谷歌推出的針對(duì)發(fā)布商的一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)廣告服務(wù)）以及谷歌地圖等服務(wù)就都誕生于「20% 規(guī)則」。
將工作中能學(xué)到的東西與影響力進(jìn)行了整理。
在思考工作優(yōu)先順序的時(shí)候，應(yīng)該將時(shí)間優(yōu)先用在「能學(xué)到很多東西，而且影響力比較大」的工作上。而「影響力比較大，但能學(xué)到的東西很少」的工作因?yàn)橛泻芏嗳嗽敢庾觯院苋菀装才懦鋈ァＭㄟ^將這樣的工作安排出去，可以將自己的時(shí)間都用在「既能學(xué)到東西又有影響力」的工作上，最有效地利用時(shí)間和人力。
09用「實(shí)物」說話
因?yàn)樵跊]有看到實(shí)物的時(shí)候，人類的大腦很難產(chǎn)生具體的想象，可能程序員制作出來的程序和你要求的完全不同。所以最好事先做一個(gè)簡(jiǎn)單的實(shí)物（樣品）給對(duì)方看看。
這樣可以避免雙方出現(xiàn)認(rèn)識(shí)的偏差，減少返工的情況，使工作能夠順利進(jìn)行。
這種方法也同樣適用于其他工作。
比如上司給你安排一項(xiàng)任務(wù)，在同上司確認(rèn)過任務(wù)細(xì)節(jié)之后，應(yīng)該迅速地在紙上畫一個(gè)草圖向上司詢問「是這種類型的嗎」。上司或者點(diǎn)頭同意「沒錯(cuò)，就是這種類型」，或者指出問題「這個(gè)地方不太對(duì)」，然后告訴你正確的內(nèi)容。這樣你可以把握任務(wù)的準(zhǔn)確內(nèi)容，在工作中不會(huì)做無用功，更不會(huì)因?yàn)樽鲥e(cuò)而被迫返工，結(jié)果當(dāng)然是提高了工作的效率。
在找別人討論之前將想要討論的內(nèi)容總結(jié)在一張 A4 紙上，然后讓對(duì)方根據(jù)其中的內(nèi)容提出意見，這樣可以更快地進(jìn)入下一個(gè)階段。
哪怕只是簡(jiǎn)單地將「① 有什么原因，② 到什么時(shí)候?yàn)橹梗?想要做什么」等內(nèi)容總結(jié)出來也可以，有實(shí)物和沒實(shí)物會(huì)使后續(xù)的工作產(chǎn)生截然不同的結(jié)果。所以大家在工作中也請(qǐng)時(shí)刻牢記用「實(shí)物」說話。
10「上司的使用方法」
● 自己能解決的事情請(qǐng)自己解決。
● 不要只帶著問題來找我，同時(shí)還要帶來解決辦法。
● 遇到無法解決的問題，請(qǐng)告訴我你需要什么（比如需要建議、決定，還是需要我出面動(dòng)用權(quán)限）。
11你的人際圈將改變你的人生
與什么樣的人交往，不管在工作上還是生活上都擁有非常重要的意義。
總是一個(gè)模樣、和過去相比完全沒有任何變化的人，幾年見一次面就足夠了。
總是在同行業(yè)的圈子中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，無法更進(jìn)一步拓寬自己的人脈。
多結(jié)識(shí)一些成功人士，構(gòu)筑起自己的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，不僅可以使自己的人生變得更加豐富，對(duì)工作的發(fā)展也頗有好處。
對(duì)于初見面的人來說，只有你表現(xiàn)出熱情、平等的態(tài)度，對(duì)方才能心情舒暢地和你交流。
特別是重要人物，最好開門見山直奔主題。先設(shè)想「對(duì)方的課題 （對(duì)方有興趣的內(nèi)容）」，然后根據(jù)課題內(nèi)容提問。
以人際關(guān)系為例。對(duì)我來說，與「熟識(shí)的人」相比「新認(rèn)識(shí)的人」優(yōu)先度更高，與「新認(rèn)識(shí)但變化不多的人」相比「新認(rèn)識(shí)并且不斷改變自己的人」優(yōu)先度更高。
在交換名片之后會(huì)立刻給對(duì)方發(fā)送信息或者郵件的人只有 1%。
發(fā)郵件不要只發(fā)禮貌性的問候郵件，這樣的郵件無法給對(duì)方留下深刻的印象，所以必須給對(duì)方提供一些有用的信息。
當(dāng)你為對(duì)方著想而采取行動(dòng)時(shí)，就會(huì)自然而然地對(duì)對(duì)方產(chǎn)生尊重之情。而尊重是相互的，你尊重他人，他人也會(huì)尊重你。通過這樣的行為加深人際關(guān)系，到了關(guān)鍵時(shí)刻一定能夠派上用場(chǎng)。
也就是說，首先要竭盡全力給對(duì)方留下印象。因?yàn)槟阈枰獙?duì)方，但對(duì)方不一定需要你。所以要想讓對(duì)方和自己建立起聯(lián)系，必須讓對(duì)方知道和你成為朋友會(huì)有哪些好處。
12應(yīng)該學(xué)習(xí)的不是知識(shí)而是經(jīng)驗(yàn)
谷歌認(rèn)為「應(yīng)該學(xué)習(xí)的不是知識(shí)而是經(jīng)驗(yàn)」，所以與研修相比，谷歌更重視員工相互之間的學(xué)習(xí)。
比如想學(xué)習(xí)投資相關(guān)的知識(shí)，那么首先上網(wǎng)搜索與投資基礎(chǔ)知識(shí)相關(guān)的內(nèi)容，了解一下關(guān)鍵詞，然后去找對(duì)投資十分了解的人直接詢問自己想知道的事情，這樣更有效率。而且在絕大多數(shù)情況下，通過這種方式獲取的知識(shí)就足夠了。
最高效的做法是直接向?qū)Ψ皆儐栕约含F(xiàn)在所需的知識(shí)。這樣可以更快地將知識(shí)點(diǎn)運(yùn)用在工作上，況且自己根本沒必要掌握那些不知何時(shí)就會(huì)改變的知識(shí)。
遇到不明白的事情先「谷(bai)歌(du)」。這已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代學(xué)習(xí)的基本原則。
詢問也要遵守一定的規(guī)則。不要做伸手黨。
向別人詢問的時(shí)候，一定要提出自己的假設(shè)。
比如上司讓你負(fù)責(zé)一個(gè)你從沒接觸過的項(xiàng)目，那么首先應(yīng)該上網(wǎng)檢索一下相關(guān)的信息，然后思考出一個(gè)大概的方法。在此基礎(chǔ)之上，找個(gè)對(duì)該項(xiàng)目比較熟悉的人進(jìn)行詢問：「我第一次做這項(xiàng)工作，像這樣做可以嗎？」
對(duì)于已經(jīng)做了前期準(zhǔn)備的人，誰都會(huì)認(rèn)真地給予回答和幫助的。甚至還可以站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考來提問。
13留出關(guān)閉電腦的時(shí)間
比如在召開視頻會(huì)議之前先用一分鐘左右的時(shí)間來進(jìn)行冥想。在這一分鐘里，所有人都關(guān)上電腦，將注意力都集中在自己的呼吸上，安靜地坐在座位上。
閉不閉眼睛都可以，只要注意呼吸和放松身體即可。
雖然只是這樣一個(gè)非常簡(jiǎn)單的行動(dòng)，卻可以極大地改變會(huì)議的效果。因?yàn)橥ㄟ^正念冥想之后，所有人都可以將自己的精力集中在當(dāng)前的會(huì)議上。
將同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)工作的時(shí)間與集中精力做一項(xiàng)工作的時(shí)間和進(jìn)行重要交流的時(shí)間區(qū)分開。
當(dāng)你集中精力做一項(xiàng)工作時(shí)，屏幕上只顯示與之相關(guān)的內(nèi)容。比如在制作報(bào)告書的時(shí)候，電腦屏幕上只顯示相關(guān)的資料、檢索的信息以及制作報(bào)告書的軟件。
即便公司里沒有專門的休息室，但為了讓自己能夠以一個(gè)最佳的狀態(tài)進(jìn)行工作，還是應(yīng)該下意識(shí)地通過小憩、吃零食和散步來放松一下。
人在處于疲憊狀態(tài)的時(shí)候判斷力會(huì)下降，如果不得不通宵工作，那么在感到困倦的時(shí)候最好睡上 5～10 分鐘，這樣工作反而會(huì)更快完成。